In meinem Beitrag über hörenswerte Podcasts habe ich Dir unter anderem den Podcast von Ivan Blatter, einem schweizer Zeitmanagement- und Produktivitätstrainer, vorgestellt. Als dieser nun bat, an seiner Blogparade teilzunehmen zum Thema “Welches sind Ihre drei wichtigsten und/oder liebsten Tools, um produktiver zu arbeiten?“, dachte ich zunächst: Produktivität und Kreta – das passt irgendwie so gar nicht zusammen. Da ich selbst aber ein großes Ziel mit und auf Kreta habe und deswegen auch in meinem Blog über das Thema Ziele erreichen schreibe, kam ich doch weiter ins Nachdenken. Ziele erreichen erfordert eine gewisse Produktivität. Aus diesem etwas anderen Blickwinkel heraus betrachtet möchte ich Dir schreiben, welche Tools mir dabei helfen produktiv, kreativ und zielstrebig zu sein, auch wenn meine Art der Tools vielleicht etwas anderes ist, als andere darunter verstehen würden.

1. Tool: mein Notizbuch

Ich besitze mehrere ganz klassische Notizbücher. Für unterwegs verwende ich ein DIN A 5 Notizbuch, zu Hause schreibe ich lieber in ein großes DIN A 4 Buch. Ich mag, wenn sie gebunden sind mit einem festen Buchdeckel. Sie dürfen schön aussehen und gut in der Hand liegen.

Mit Stift in solch ein Notizbuch zu schreiben ist für mich etwas ganz anderes, als auf in einen PC oder in ein Smartphone zu tippen. Ich kann so meine Gedankenströme einfach herauslaufen lassen und in Mindmaps oder Skizzen gießen. Ich mag es, so über neue Ideen zu brainstormen, auf der Couch liegend oder in einer griechischen Taverne sitzend bei einem Frappe.

Der Schreibfluss ist oft bruchstückhaft. Ganz verschiedene Ideen quellen dann in mir hervor und ich schreibe dann pro Idee eine Überschrift auf eine eigene Seite und ergänze erst später beim Hin- und Her blättern meine Gedanken dazu. Die Seiten füllen sich erst nach und nach, manchmal über Tage verteilt. Diese Art zu schreiben, verbunden mit allerhand Symbolen, Pfeilen oder Zeichnungen ist so in digitaler Form für mich nicht möglich. Daher liebe ich diese klassische offline Art des Gedanken Aufschreibens. Außerdem brauch im am Strand von Kreta liegend hierfür keine Steckdose! Und gerade solche Orte bringen oft völlig andere Ideen in mir hervor als anderswo. Ich sitze auf unserem Grundstück unter einem Olivenbaum, skizzieren mögliche Grundrisse und zeichne unser Haus aus verschiedenen Perspektiven darin – zumindest probiere ich mich darin. Ein klassisches Notizbuch ist für mich also durch keine digitale Technik zu ersetzen.

2. Tool: mein Smartphone

Ein Smartphone bringt heutzutage bereits eingebaute großartige Funktionen mit, die ich täglich nutze. Allen voran ist die die Möglichkeit Fotos zu machen und Notizen anzufertigen.

Laufe ich an einem Schaufenster vorbei, das passende Fliesen für unser Bad auf Kreta hat, schieße ich ein Foto davon. Welchen Parkplatz im Parkhaus hatte ich nochmal: siehe Foto. Tolles Kinofilm-Plakat gesehen: Foto. Meine Fotosammlung im Handy ist also ein digitales Notizbuch, in dem ich von außen kommende Anregungen schnell und einfach festhalten kann.

Wenn mir unterwegs ein ToDo einfällt, notiere ich es in den eingebauten Notizen im Handy. Noch schneller geht dies mittels der App „Swapp“. Diese ist mit einem Klick schnell geöffnet und hat lediglich eine Aufgabe: eine Notiz aufzunehmen und mit einem Wisch per Email an vorher definierte Emailadressen zu senden. Dabei kann jeder der vier Wischmöglichkeiten – oben, unten, links und rechts – jeweils eine andere Empfängeradresse zugeordnet werden. Ich habe so meine geschäftliche, meine private, meine Blogadresse und sogar Waltrauds Emailadresse hinterlegt. Da ich meine Emailadressen regelmäßig checke, fallen mir so die jeweiligen ToDos im Posteingang auf, die ich dann in Ruhe ordnen kann. Als Betreff der Email wird automatisch der Anfang der Notiz verwendet – sehr praktisch! Gut wenn ich im Auto sitze und mir ein Geistesblitz kommt: die Notiz kann ich per Spracheingabe aufnehmen und diese wird dann transkribiert. Schneller kann man eine Email an sich selbst nicht versenden.

Alle gesendeten Emails legt die App zugleich in eine Historie als Liste gesammelt, so dass sie jederzeit auch so nochmal aufrufbar sind. Schön wäre es noch, wenn man ein Foto auf diese Weise per Email weitersenden könnte, dann würde ich beide Smartphone-Tools miteinander kombinieren können.

3. Tool: meine ToDo Liste in Excel

Unter den vielen Programmen, die ToDo Listen verwalten können (eine gute Sammlung findest Du unter hier), komme ich persönlich mit Teuxdeux am Besten zu Recht. Die ToDo Liste wird dabei nicht nur in einer einfachen Liste, sondern in mehreren, nebeneinander liegenden Tabellen geordnet, die jede einen Tag abbildet und somit einem Zeitstrahl aufeinanderfolgender Tage folgt. Die Webversion Teuxdeux gibt es ab 24 Dollar im Jahr zu kaufen. Ich selbst habe mir diese Art der ToDo Listenverwaltung an meine Bedürfnisse abgewandelt in Excel nachgebaut, welches ich, wenn ich am PC arbeite, morgens aufmache und den ganzen Tag über in der Taskleiste verfügbar halte.

Ich notiere darin nicht nur berufliche, sondern auch private Aufgaben, sogar wenn ich heute Abend vorhabe, Laufen zu gehen. Alles, was tagsüber an mich herangetragen wird und ich sofort erledigen kann, tue ich sofort. Alles andere kommt in die Tabelle. Wenn mein heutiger Tag bereits voll ist, dann kommt der Eintrag eben in die Tabelle eines anderen Tages oder ich ersetze einen vorhandenen Eintrag durch den neuen und verschiebe den alten Eintrag an einen anderen Tag einfach mittels Drag&Drop.

Die Liste eines Tages kann ich von oben nach unten zeitlich priorisieren. Dies tue oft mehrmals am Tag. Ich verschiebe einfach die Einträge in die passende Reihenfolge. Eine Aufgabe die länger dauert kann ein größeres Feld besitzen als eine Mini-Aufgabe. Die Art der Aufgabe – beruflich oder privat – kann ich mittels verschiedenen farbigen Hintergrund unterscheiden. Ebenfalls unterscheide ich Aufgaben, die ich unbedingt an diesem Tag erledigt haben möchte von denen, die auch an einem anderen Tag erledigt werden können durch eine rote Schrift. An Tagen, an denen ich einen festen länger dauernden Termin habe, blocke ich meine ToDo Liste mit einem grauen Farbblock mit entsprechender Länge. So weiß ich auf einen Blick, dass ich an diesem Tage weniger sonstige ToDos erledigen kann. Mit dieser Art der Listengestaltung erledige ich in der Regel meine komplette Wochenplanung.

Etwas Besonderes, was mir sehr gefällt: unter der Tabelle der ToDos befindet sich die gleiche Tabellenstruktur für eine Done-Tabelle. Zu Beginn jeder Woche füge ich entsprechende Zeilen einfach in Excel ein. Alles was ich erledigt habe, lösche ich nicht etwa, sondern verschiebe ich per Drag & Drop in die Tabelle darunter. So habe ich immer die Möglichkeit zu sehen, was ich bereits geschafft habe. Dies ist für einen Wochenrückblick sehr nützlich und motiviert zugleich. Außerdem kann ich durch eine farbliche Markierung (rote Hintergrundfarbe) diejenigen Themen identifizieren, die eine Wiedervorlage oder erneute späteren Begutachtung erfordern: eine delegierte Aufgabe etwa oder das Abwarten eines Emailfeedbacks. Im Laufe der Zeit baut sich somit eine Art historischer Done-Kalender auf.

ToDos ohne zeitliche Einordnung schreibe ich in weiteren Registerblättern in Excel einfach runter. Dabei benenne ich die Registerblätter nach einzelnen Themen: Beruf, Privat, Blog, Kreta-Haus. etc. Durch Auswählen und Verschieben aus diesen unsortierten Listen in meine Wochenliste mittels Copy&Paste werden diese nach und nach abgearbeitet.

Wie Du sehen kannst, müssen es nicht immer neue Programme oder Apps sein, die einem das Leben erleichtern oder organisieren lassen. Erzähl mir doch: welche nützlichen Tools verwendest Du gerne regelmäßig?

Stó kaló,

Matthias