Meine 3 Lieblings-Tools für produktives Arbeiten
Meine 3 Lieblings-Tools für produktives Arbeiten

In meinem Beitrag über hörenswerte Podcasts habe ich Dir unter anderem den Podcast von Ivan Blatter, einem schweizer Zeitmanagement- und Produktivitätstrainer, vorgestellt. Als dieser nun bat, an seiner Blogparade teilzunehmen zum Thema “Welches sind Ihre drei wichtigsten und/oder liebsten Tools, um produktiver zu arbeiten?“, dachte ich zunächst: Produktivität und Kreta – das passt irgendwie so gar nicht zusammen. Da ich selbst aber ein großes Ziel mit und auf Kreta habe und deswegen auch in meinem Blog über das Thema Ziele erreichen schreibe, kam ich doch weiter ins Nachdenken. Ziele erreichen erfordert eine gewisse Produktivität. Aus diesem etwas anderen Blickwinkel heraus betrachtet möchte ich Dir schreiben, welche Tools mir dabei helfen produktiv, kreativ und zielstrebig zu sein, auch wenn meine Art der Tools vielleicht etwas anderes ist, als andere darunter verstehen würden.

1. Tool: mein Notizbuch

Ich besitze mehrere ganz klassische Notizbücher. Für unterwegs verwende ich ein DIN A 5 Notizbuch, zu Hause schreibe ich lieber in ein großes DIN A 4 Buch. Ich mag, wenn sie gebunden sind mit einem festen Buchdeckel. Sie dürfen schön aussehen und gut in der Hand liegen.

Mit Stift in solch ein Notizbuch zu schreiben ist für mich etwas ganz anderes, als auf in einen PC oder in ein Smartphone zu tippen. Ich kann so meine Gedankenströme einfach herauslaufen lassen und in Mindmaps oder Skizzen gießen. Ich mag es, so über neue Ideen zu brainstormen, auf der Couch liegend oder in einer griechischen Taverne sitzend bei einem Frappe.

Der Schreibfluss ist oft bruchstückhaft. Ganz verschiedene Ideen quellen dann in mir hervor und ich schreibe dann pro Idee eine Überschrift auf eine eigene Seite und ergänze erst später beim Hin- und Her blättern meine Gedanken dazu. Die Seiten füllen sich erst nach und nach, manchmal über Tage verteilt. Diese Art zu schreiben, verbunden mit allerhand Symbolen, Pfeilen oder Zeichnungen ist so in digitaler Form für mich nicht möglich. Daher liebe ich diese klassische offline Art des Gedanken Aufschreibens. Außerdem brauch im am Strand von Kreta liegend hierfür keine Steckdose! Und gerade solche Orte bringen oft völlig andere Ideen in mir hervor als anderswo. Ich sitze auf unserem Grundstück unter einem Olivenbaum, skizzieren mögliche Grundrisse und zeichne unser Haus aus verschiedenen Perspektiven darin – zumindest probiere ich mich darin. Ein klassisches Notizbuch ist für mich also durch keine digitale Technik zu ersetzen.

2. Tool: mein Smartphone

Ein Smartphone bringt heutzutage bereits eingebaute großartige Funktionen mit, die ich täglich nutze. Allen voran ist die die Möglichkeit Fotos zu machen und Notizen anzufertigen.

Laufe ich an einem Schaufenster vorbei, das passende Fliesen für unser Bad auf Kreta hat, schieße ich ein Foto davon. Welchen Parkplatz im Parkhaus hatte ich nochmal: siehe Foto. Tolles Kinofilm-Plakat gesehen: Foto. Meine Fotosammlung im Handy ist also ein digitales Notizbuch, in dem ich von außen kommende Anregungen schnell und einfach festhalten kann.

Wenn mir unterwegs ein ToDo einfällt, notiere ich es in den eingebauten Notizen im Handy. Noch schneller geht dies mittels der App „Swapp“. Diese ist mit einem Klick schnell geöffnet und hat lediglich eine Aufgabe: eine Notiz aufzunehmen und mit einem Wisch per Email an vorher definierte Emailadressen zu senden. Dabei kann jeder der vier Wischmöglichkeiten – oben, unten, links und rechts – jeweils eine andere Empfängeradresse zugeordnet werden. Ich habe so meine geschäftliche, meine private, meine Blogadresse und sogar Waltrauds Emailadresse hinterlegt. Da ich meine Emailadressen regelmäßig checke, fallen mir so die jeweiligen ToDos im Posteingang auf, die ich dann in Ruhe ordnen kann. Als Betreff der Email wird automatisch der Anfang der Notiz verwendet – sehr praktisch! Gut wenn ich im Auto sitze und mir ein Geistesblitz kommt: die Notiz kann ich per Spracheingabe aufnehmen und diese wird dann transkribiert. Schneller kann man eine Email an sich selbst nicht versenden.

Alle gesendeten Emails legt die App zugleich in eine Historie als Liste gesammelt, so dass sie jederzeit auch so nochmal aufrufbar sind. Schön wäre es noch, wenn man ein Foto auf diese Weise per Email weitersenden könnte, dann würde ich beide Smartphone-Tools miteinander kombinieren können.

3. Tool: meine ToDo Liste in Excel

Unter den vielen Programmen, die ToDo Listen verwalten können (eine gute Sammlung findest Du unter hier), komme ich persönlich mit Teuxdeux am Besten zu Recht. Die ToDo Liste wird dabei nicht nur in einer einfachen Liste, sondern in mehreren, nebeneinander liegenden Tabellen geordnet, die jede einen Tag abbildet und somit einem Zeitstrahl aufeinanderfolgender Tage folgt. Die Webversion Teuxdeux gibt es ab 24 Dollar im Jahr zu kaufen. Ich selbst habe mir diese Art der ToDo Listenverwaltung an meine Bedürfnisse abgewandelt in Excel nachgebaut, welches ich, wenn ich am PC arbeite, morgens aufmache und den ganzen Tag über in der Taskleiste verfügbar halte.

Ich notiere darin nicht nur berufliche, sondern auch private Aufgaben, sogar wenn ich heute Abend vorhabe, Laufen zu gehen. Alles, was tagsüber an mich herangetragen wird und ich sofort erledigen kann, tue ich sofort. Alles andere kommt in die Tabelle. Wenn mein heutiger Tag bereits voll ist, dann kommt der Eintrag eben in die Tabelle eines anderen Tages oder ich ersetze einen vorhandenen Eintrag durch den neuen und verschiebe den alten Eintrag an einen anderen Tag einfach mittels Drag&Drop.

Die Liste eines Tages kann ich von oben nach unten zeitlich priorisieren. Dies tue oft mehrmals am Tag. Ich verschiebe einfach die Einträge in die passende Reihenfolge. Eine Aufgabe die länger dauert kann ein größeres Feld besitzen als eine Mini-Aufgabe. Die Art der Aufgabe – beruflich oder privat – kann ich mittels verschiedenen farbigen Hintergrund unterscheiden. Ebenfalls unterscheide ich Aufgaben, die ich unbedingt an diesem Tag erledigt haben möchte von denen, die auch an einem anderen Tag erledigt werden können durch eine rote Schrift. An Tagen, an denen ich einen festen länger dauernden Termin habe, blocke ich meine ToDo Liste mit einem grauen Farbblock mit entsprechender Länge. So weiß ich auf einen Blick, dass ich an diesem Tage weniger sonstige ToDos erledigen kann. Mit dieser Art der Listengestaltung erledige ich in der Regel meine komplette Wochenplanung.

Etwas Besonderes, was mir sehr gefällt: unter der Tabelle der ToDos befindet sich die gleiche Tabellenstruktur für eine Done-Tabelle. Zu Beginn jeder Woche füge ich entsprechende Zeilen einfach in Excel ein. Alles was ich erledigt habe, lösche ich nicht etwa, sondern verschiebe ich per Drag & Drop in die Tabelle darunter. So habe ich immer die Möglichkeit zu sehen, was ich bereits geschafft habe. Dies ist für einen Wochenrückblick sehr nützlich und motiviert zugleich. Außerdem kann ich durch eine farbliche Markierung (rote Hintergrundfarbe) diejenigen Themen identifizieren, die eine Wiedervorlage oder erneute späteren Begutachtung erfordern: eine delegierte Aufgabe etwa oder das Abwarten eines Emailfeedbacks. Im Laufe der Zeit baut sich somit eine Art historischer Done-Kalender auf.

ToDos ohne zeitliche Einordnung schreibe ich in weiteren Registerblättern in Excel einfach runter. Dabei benenne ich die Registerblätter nach einzelnen Themen: Beruf, Privat, Blog, Kreta-Haus. etc. Durch Auswählen und Verschieben aus diesen unsortierten Listen in meine Wochenliste mittels Copy&Paste werden diese nach und nach abgearbeitet.

Wie Du sehen kannst, müssen es nicht immer neue Programme oder Apps sein, die einem das Leben erleichtern oder organisieren lassen. Erzähl mir doch: welche nützlichen Tools verwendest Du gerne regelmäßig?

Stó kaló,

Matthias

Posted by Matthias 6 Comments

6 comments

  • Rudi sagt:

    Hallo Matthias,

    Dein Bild zum Beitrag vom 10.8. ist eine gute Erläuterung zu Tool 1. Wenn ich Dein Tool 3 lese, bekomme ich den Eindruck, dass Du total durch getaktet bist, wie passt das zu dem Lifestyle auf Kreta? Meiner Meinung nach ist ja einer der Hauptgründe in den Süden zu wollen, aus dem Hamsterrad raus zu kommen. Hierzu passt die durch getacktete Planung meiner Meinung nach nicht. Natürlich braucht man, zumindest partiell, geplante Tagesabläufe, da sonst Gefahr läuft ins “Nirwana” abzudriften. Jedoch ist m.E. das südländische laissez-faire essentieller Bestandteil dessen, was den Reiz des Südens und der Lebensqualität dort ausmacht.

    lg Rudi

    • Matthias sagt:

      Hallo Rudi,
      vielen Dank für Deinen wertvollen Kommentar, der mich ermutigt und anregt, noch viel mehr über den 2-Welten-Lifestyle zu schreiben. Du hast völlig Recht mit dem, was Du sagst. Gleichzeitig lautet meine These aber, dass erst durch die Synthese der Lebensstile unserer und der südländischen Welt ein noch höhere Lebensqualität entsteht, als jede einzeln betrachtet. Ich finde es interessant, dass Du eine ToDo Liste mit dem Leben in einem Hamsterrad assoziierst. Laß mich mal versuchen, diesen Deinen Blickwinkel etwas größer werden zu lassen : was wäre, wenn im Idealfall auf der ToTo Liste NUR Dinge stünden, die Du selbst gerne tun würdest, weil sie Dich Deinen innersten Traumen und Zielen näher bringen. Wäre dann eine solche Liste, die unter diesen Dingen Prioritäten setzet und Dir Schritt für Schritt, Tag für Tag zeigt, wie Du voran kommen willst, eine Hilfe für Dich auf diesem Weg?
      Ein Beispiel: Ein Haus auf Kreta zu bauen ist früher nur ein Traum für mich gewesen. Ein Traum, der zunächst einmal sehr weit weg ist. Viele kleine Schritte werden mich jedoch dorthin bringen: Grundstück kaufen, Materialien planen, Grundrisse planen, Baubeschreibung, Baugenehmigung, u.s.w. Jeder dieser Schritte enthält noch viele, viele weitere kleinere Schritte. Meine ToDo Liste enthält jeden Tag neben anderen Dingen die ich z.B. für meinen Beruf tun möchte eben auch immer mindestens eines diese Kreta-Dinge. An jedem einzelnen Tag ist da etwas mit dabei. Mein Liste hilft mir so, den Fokus auf meine selbst definierten Ziele nicht zu verlieren, zu priorisieren und dran zu bleiben. Somit hilft Sie mir, produktiv im Sinne der Erfüllung meines Traumes zu sein. Weg vom Träumen – hin zum handeln! Hört sich das noch nach Hamsterrad an?
      Ich glaube, ich werde dazu mal noch einen eigenen Beitrag schreiben, daher nochmals vielen Dank für Deinen Kommentar an dieser Stelle!
      Stò kalò,
      Matthias

  • Rudi sagt:

    Hallo Matthias,

    da hab ich das ganze zu kurzatmig und einseitig betrachtet eine derartige Liste ist mehr als nur ein kleiner Schritt auf den Weg zum Ziel, sondern eine Treppe, die man während Sie begangen wir gleichzeitig baut und in der Phantasie schon existiert. Ja, das ist ganz was anderes als ein Hamsterrad. Und beide Lebensstile zu verweben bzw. versuchen jeweils das beste von beiden auf zu nehmen und zu leben ist sicherlich ein heeres Ziel aber wie heisst es doch so schön: Neue Wege entstehen erst beim gehen. Dein Blog und Deine Antworten helfen auch mir mich den Zielen und Problemen auf dem Weg dorthin ernsthafter zu stellen und aus anderen Blickwinkeln zu betrachten. Der Austausch hilft mir diesbezüglich sehr.
    Die eigen Unzulänglichkeiten zu erkennen hilft sehr beim überwinden von diesen.

    buenas noches

    lg Rudi

    • Matthias sagt:

      Danke Rudi für Deinen Zuspruch. Das mein Blog Menschen wie Dir neue Blickwinkel beschert und zum Aufbruch zu persönlichen Zielen ermutigt ist eine Intention von mir. Umso mehr freuen mich Deine Worte, die mir gut tun. Das Bild der Treppe gefällt mir! Und richtig: erst beim Gehen entdecken wir oft neue Wege. Danke für unseren Austausch!
      Matthias

  • Lieber Matthias,

    die Idee mit der Foto-Swapp-Kombination finde ich total spannend und innovativ. Ich finde es immer wieder sensationell, welche tollen Apps, Widgets, PlugIns oder Softwarelösungen sich entdecken lassen, wenn Menschen miteinander reden oder schreiben. Ich glaube, ich werde demnächst mal überlegen, ob wir nicht mal ein virtuelles BarCamp veranstalten, wo jeder seine Top-Fünf-Helferlein vorstellt und andere davon profitieren lässt. Es gibt so tolle Tools….

    Danke für dieden neuen Impuls – ich werde wohl gleich mal Dein Blog abonnieren, weil es mit dem 2-Welten-Leben einfach spannend und so “außer der Norm” ist, dass es mich wirklich anspricht.

    Viele Grüße nach Kreta – auch im Rheinland scheint heuzte (noch) die Sonne!
    Bettina

    • Matthias sagt:

      Hallo Bettina,
      ich freue mich, dass Dich das Konzept des 2-Welten-Lifestyles anspricht. Ich weiß dass er außer der Norm ist: kein Aussteigen und auch keine Weltreise und dennoch etwas davon. Ich werde noch viel darüber schreiben, was dieser Lebensstil für mich bedeutet und freue mich daher über Deine weiteren Kommentare auch und gerade dann, wenn Dir ein Gedanke von mir auch mal etwas quer vorkommen mag. Solche Kommentare regen mich an zu neuen Beiträgen. So auch Dein Hinweis, dass Dir das Nutzen der Fotofunktion im Handy im Alltag gefällt. Ich habe daraufhin hierzu noch einen Beitrag zu einer Übung geschrieben, die ich für mich selbst durchgeführt habe: http://unser-haus-auf-kreta.de/uebung-fuer-einen-positiven-fokus-um-deine-ziele-zu-erreichen/

      Ein virtuelles BarCamp finde ich ja eine klasse Idee! Das klingt spannend. Wenn ich hierzu irgendwie beitragen kann, gib mir bitte Bescheid.
      Ich freue mich, dass wir Kontakt halten!

      Stó kaló.
      Matthias

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